🔒 Le fichier LOGOS reste sur cet ordinateur : il est lu par votre navigateur et n'est envoyé nulle part. Seuls le numéro et le texte des messages que vous programmez partent vers le service d'envoi du cabinet, qui les efface 7 jours après l'envoi.
File d'envoi
Ce poste n'est pas encore relié au service d'envoi. Ouvrez Réglages, en bas de page, rubrique « Envoi automatique », et saisissez le code d'activation donné par CCONSEIL.
Envoyés, échoués, annulés et expirés (7 derniers jours) 0
1. Déposer l'export LOGOS
Rattrapage des patients non revenus : d'abord la tranche « moins de 3 ans », puis « 3 à 5 ans », puis « 5 à 6 ans » : chacune ne s'ouvre qu'une fois la précédente entièrement traitée (envoyée, annulée ou expirée). « 5 à 6 ans » commence par un petit lot de 30, le reste part quand ce lot est parti : les numéros anciens ont souvent changé de main, et trop de blocages ou de STOP font restreindre le numéro du cabinet. Au-delà de 6 ans, les patients sont exclus et ne sont jamais programmés. Mêmes exclusions qu'en rappel courant : rendez-vous à venir, « ne plus relancer », pas de portable.
2. Colonnes du fichier
Indiquez quelle colonne correspond à quoi. Ce choix est retenu pour les prochains fichiers.
Bilan
Uniquement des chiffres, aucun nom : vous pouvez le transmettre à CCONSEIL.
La liste d'appels reprend les patients à appeler qui n'ont pas encore de rendez-vous. Celle des patients rappelés reprend les patients du fichier déposé que ce poste a rappelés (message parti, rendez-vous pris, appel). Elle est préparée sur ce poste, rien n'est envoyé.
Mode d'emploi
- Dans LOGOS, lancez la recherche enregistrée de la semaine (premier rappel, relance ou appels), puis exportez le résultat en Excel.
- Choisissez le type de liste ci-dessus et déposez le fichier.
- Onglet WhatsApp : les patients sont cochés d'office. Décochez ceux à qui vous ne voulez pas écrire, cliquez sur « Pas sur WhatsApp » pour ceux qui n'y sont pas, puis sur « Programmer l'envoi ». Vous pouvez choisir une date et une heure de départ.
- Le service envoie ensuite les messages tout seul, depuis le WhatsApp du cabinet, au rythme qui protège le numéro : une pause d'une minute environ entre deux messages, 12 par heure au plus, un plafond par jour, de 8 h à 19 h, jamais le dimanche. Le poste peut être éteint : l'envoi continue.
- La carte File d'envoi, en haut de page, montre ce qui attend, l'heure prévue de chaque message et ce qui est parti. Vous pouvez y modifier un texte ou une heure, annuler un message, ou tout mettre en pause. Un message qui n'est pas parti 30 jours après sa programmation (pause ou gel trop longs) expire : il n'est jamais envoyé, et le patient peut être reprogrammé.
- Un numéro qui n'est pas sur WhatsApp est repéré au moment de l'envoi : le patient passe tout seul dans la liste d'appels.
- Rattrapage des anciens patients : choisissez « Rattrapage » puis la tranche. Le texte est propre au rattrapage (Réglages). Un patient à qui vous ne voulez pas écrire : « Ne pas lui écrire ». Chaque tranche s'ouvre quand la précédente est entièrement traitée ; « 5 à 6 ans » commence par un petit lot de 30.
- Onglet À appeler : notez le résultat de chaque appel.
- Quand un patient demande à ne plus être rappelé (« STOP »), cliquez sur « Ne plus relancer » et notez-le aussi dans LOGOS. Si son message n'était pas encore parti, il est annulé.
- Après un blocage ou sur un numéro neuf, le service recommence bas (8 messages le premier jour) et remonte à chaque journée d'envoi. C'est volontaire : reprendre au rythme d'avant, c'est se refaire bloquer.
- Si WhatsApp restreint le numéro du cabinet, le service s'en aperçoit en général seul et gèle les envois 14 jours. Si vous voyez un avertissement de WhatsApp sur le téléphone, signalez-le aussi : Réglages → « Signaler un blocage WhatsApp ». Seul CCONSEIL peut lever un gel.
Réglages
Praticiens
Nom affiché sur les fiches, par exemple « le Dr Martin » ou « la Dre Martin ». Il n'apparaît dans les messages que si vous ajoutez {praticien} à un texte.
Textes des messages
Mots remplacés automatiquement : {destinataire} {prenom} {prenoms} {cabinet} {tel} {mtdents} {praticien}
Envoi automatique
Protection du numéro du cabinet
Le service d'envoi espace les messages, plafonne l'heure et la journée, et n'écrit ni le dimanche ni en soirée. Ces règles vivent sur le serveur : ni cette page ni un autre poste ne peuvent les dépasser. Vous pouvez abaisser le plafond du jour ci-dessus, pas le dépasser. Si WhatsApp restreint tout de même le numéro, signalez-le ici : les envois seront gelés 14 jours, puis reprendront progressivement.